外貿(mào)新人必看！不注意這些細節(jié)，一切工作都白做...

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作者：外貿(mào)充電站

時間：2021-12-22

眾所周知，做外貿(mào)一方面要態(tài)度熱情，專業(yè)得體，真誠服務。另一方面要措辭準確，不信口開河，這些都是外貿(mào)業(yè)務員必須具備的基礎。

外貿(mào)業(yè)務員要注意的細節(jié)

但不得不說的是，在競爭愈發(fā)激烈的當下。如果你在工作中對細節(jié)的拿捏更加到位，給客戶留下好印象，也是一種附加值的提現(xiàn)，對客戶開發(fā)成交會起到很大的作用。

那么今天，我們在按照開發(fā)信-報價-寄樣-PI的外貿(mào)流程來進行自我檢查，看看究竟有哪些細節(jié)問題是你沒有注意到的？

開發(fā)信簡潔明了，注意發(fā)送時間

首先，開發(fā)信的標題非常重要，一定要簡潔鮮明。

其次，在內(nèi)容方面，發(fā)送給客戶的郵件一定要條理清晰，客戶郵件內(nèi)容有幾點，那么在回復郵件時也要按點回復。此外，所有信息要確保無誤，不要出現(xiàn)錯字等這些低級錯誤，影響客戶對你的印象。

值得一提的是，我們在發(fā)送郵件時，需要考慮客戶時差。我們都知道，很多國家客戶對于工作和私人(休息)時間區(qū)分的非常明顯，他們非常在乎屬于自己的私人(休息)時間，如果被打擾，可能不但成交難，還容易被拉入“黑名單”。

因此，作為外貿(mào)業(yè)務員，在外貿(mào)工作的過程中，準確掌握所在國家的工作和休息時間，是和客戶建立高效溝通甚至達成合作的關(guān)鍵因素。

數(shù)據(jù)表明，65%的客戶在上班的前三個小時處理郵件，這個時間段發(fā)送的郵件，被閱讀和回復的幾率更大。除此之外，還應該避開客戶在正常休息時間打電話或發(fā)郵件，以免打擾客戶。

對于不了解世界各國對應北京時間時差關(guān)系的，可在外貿(mào)充電站下載『外貿(mào)專用-電話及電子郵件聯(lián)系世界各國客戶最佳時間表』查看。

另外，當收到客戶郵件時，一定要注意及時回復，讓客戶知道你的響應速度。如果無法及時處理和回復的內(nèi)容，也應該先回復客戶：“郵件已經(jīng)收到，您的事情（郵件）會很快處理（回復）”。這樣處理郵件的方式首先是一種禮儀和禮貌，并且保證郵件回復的及時性，這樣客戶的心里就會非常舒服，也體現(xiàn)了我們對于客戶非常重視，并且給自己留了足夠的處理時間。

報價單完整專業(yè)

專業(yè)的報價單在任何客戶眼里都是一項加分項。

一份專業(yè)的報價單，至少應該包含報價單的單頭、產(chǎn)品基本資料、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、價格條款、數(shù)量條款、支付條款、質(zhì)量條款、交貨期條款、品牌條款、原產(chǎn)地條款、報價單附注的其他資料等。

寄樣細致豐富

對于索樣的客戶，說明對產(chǎn)品很有興趣，這樣的客戶需要足夠重視。需要建立樣品采購單，充分理解并表達出客戶的意圖，和采購、工廠進行充分溝通，給客戶高品質(zhì)的樣品，以提升成單的機會。

樣品是拿下訂單的敲門磚，在寄樣時，也有諸多值得注意的細節(jié)。

比如在打包時，注意包裝良好。另外，寄樣時最好隨附上名片、樣本、報價單、專業(yè)的樣品標簽、樣品發(fā)票等，當客戶想要聯(lián)系你時能夠通過名片聯(lián)系上你，從而促進訂單。

PI細節(jié)準確

用于邀請客戶發(fā)出確定訂單的形式發(fā)票，即PI，同樣也是一門學問，要盡量細化和全面，避免引起由于合同不清、責任不明導致的貿(mào)易糾紛。

PI上一定要列清楚供應商及其聯(lián)系方式、客戶及其信息、價格條款、付款方式、成交方式（貿(mào)易條款）、供應商收款銀行信息、交貨期（裝運期）、運輸方式、貨物明細/品名/數(shù)量/價格等以及其他雙方約定事項，做到內(nèi)容簡潔、細節(jié)準確、商業(yè)條款清晰。

了解各國商務禮儀及禁忌

從事外貿(mào)活動，需要與不同國家的人打交道，了解各國的一些習慣、文化、禁忌，以及國際通用的商務禮儀，對你的工作會有很大幫助，也非常有必要。