Zoom Docs首發(fā)亮相Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)——以AI為內(nèi)核，有效提升會(huì)議及日常辦公協(xié)作效率

美國當(dāng)?shù)貢r(shí)間8月5日，Zoom宣布推出以AI為內(nèi)核的協(xié)作文檔工具Zoom Docs。此次推出的Zoom Docs將由Zoom的生成式AI助手Zoom AI Companion提供支持，用戶無需支付額外費(fèi)用即可在Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)上進(jìn)一步提高工作效率，促使團(tuán)隊(duì)間的合作更為緊密。

“Zoom Docs是我們?cè)赯oom Workplace協(xié)作平臺(tái)上推出的第一款已內(nèi)置生成式人工智能的產(chǎn)品。它能夠輕松地將Zoom會(huì)議中的信息轉(zhuǎn)換為可操作的文檔和信息庫，方便團(tuán)隊(duì)專注于更有意義的工作。”Zoom首席產(chǎn)品官Smita Hashim表示，“Zoom Docs的各方面運(yùn)作都可以由AI Companion提供支持。因此，它允許使用者能夠‘快樂工作’，并讓他們?cè)谝惶熘袚碛懈鄷r(shí)間來處理優(yōu)先級(jí)更高的事宜。此外，Zoom Docs也已包含在Zoom Workplace付費(fèi)許可中。擁有相關(guān)許可的用戶無需支付額外的費(fèi)用，便能使用它來創(chuàng)造出更多價(jià)值?！?/p>

利用Zoom Docs改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作

Zoom Docs可以幫助您解決當(dāng)下日常協(xié)作會(huì)面臨的一些關(guān)鍵挑戰(zhàn)，包括在重復(fù)任務(wù)上浪費(fèi)時(shí)間、信息過載等，以及促進(jìn)跨職能協(xié)作。在AI Companion的賦能之下，Zoom Docs還可以實(shí)現(xiàn)將會(huì)議結(jié)果轉(zhuǎn)換為可操作的文檔，幫助團(tuán)隊(duì)快速啟動(dòng)內(nèi)容創(chuàng)建，協(xié)助團(tuán)隊(duì)成員適應(yīng)協(xié)作流程，提高他們的工作效率。

Zoom Docs的AI內(nèi)核讓使用者在Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)的團(tuán)隊(duì)合作變得更加協(xié)同、有效。它通過使信息更有組織性來優(yōu)化生產(chǎn)效率，并通過促進(jìn)團(tuán)隊(duì)中的流暢溝通和信息共享來減少谷倉效應(yīng)。具體的Zoom Docs使用場景包括：

會(huì)議協(xié)作：

在AI Companion的協(xié)助下，Zoom Docs實(shí)現(xiàn)了將會(huì)議內(nèi)容轉(zhuǎn)換為充實(shí)的會(huì)議記錄和會(huì)議重點(diǎn)，以及允許會(huì)議文檔的共同編輯，簡化了團(tuán)隊(duì)會(huì)議期間的協(xié)作方式。

商業(yè)文檔：

無論是創(chuàng)建內(nèi)容、商業(yè)提案還是報(bào)告，在Zoom Docs自帶的AI Companion功能幫助下，企業(yè)任意的全球團(tuán)隊(duì)都可輕松地對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行生成、修改、總結(jié)和翻譯。

項(xiàng)目規(guī)劃：

規(guī)劃復(fù)雜的項(xiàng)目有時(shí)會(huì)很棘手。Zoom Docs可以快速為項(xiàng)目簡報(bào)、產(chǎn)品發(fā)布、營銷活動(dòng)、事件管理等需要持續(xù)跟蹤的項(xiàng)目提供模板，并整合相關(guān)材料。使用者還能通過Zoom Docs提升項(xiàng)目進(jìn)度追蹤能力、項(xiàng)目狀態(tài)更新追蹤能力，以及項(xiàng)目時(shí)間線規(guī)劃能力。

信息樞紐：

Zoom Docs對(duì)創(chuàng)建知識(shí)庫、團(tuán)隊(duì)入職和目標(biāo)跟進(jìn)等工作非常有用。使用者也可以基于Zoom Docs為單一信息源構(gòu)建充實(shí)的信息中心。

AI內(nèi)核助力團(tuán)隊(duì)達(dá)到最佳表現(xiàn)

依托AI Companion的強(qiáng)大功能，Zoom Docs做到了工作流簡化和信息匯集，以此來幫助團(tuán)隊(duì)產(chǎn)出更好的結(jié)果。相關(guān)應(yīng)用包括：

將AI Companion生成的會(huì)議摘要轉(zhuǎn)換為易于編輯的文檔，節(jié)省參會(huì)者記筆記和手動(dòng)將筆記復(fù)制到共享文檔的時(shí)間。同時(shí)，它還能為一對(duì)一會(huì)議、日常短會(huì)、頭腦風(fēng)暴、項(xiàng)目更新、討論會(huì)、問答會(huì)、客戶跟進(jìn)、用戶反饋等會(huì)議提供模板。

利用AI Companion生成會(huì)議記錄，并通過自定義或提前設(shè)置命令，以及AI Companion自主查詢的方式，來對(duì)內(nèi)容做進(jìn)一步創(chuàng)建和修改。

總結(jié)文章、計(jì)劃和大綱等內(nèi)容，修改這些內(nèi)容的語氣和風(fēng)格，識(shí)別內(nèi)容里的語法和拼寫錯(cuò)誤。用戶還能利用AI Companion為多語言團(tuán)隊(duì)將內(nèi)容翻譯成九種語言（后續(xù)將支持更多語言類型）。

最大限度提升會(huì)議效率和產(chǎn)出

會(huì)議是Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)的關(guān)鍵所在。新推出的Zoom Docs吸取了我們?cè)跁?huì)議組織方面的成功經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)一步加強(qiáng)了會(huì)議前后的協(xié)作，讓使用者能擁有順暢的使用體驗(yàn)。相關(guān)功能包括：

在單個(gè)Zoom Doc內(nèi)發(fā)起會(huì)議邀請(qǐng)以及后續(xù)協(xié)作安排，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的聯(lián)系，精簡工作流程。

在會(huì)議期間創(chuàng)建、共享和共同編輯文檔。與會(huì)者可以在不離開會(huì)議窗口的情況下實(shí)時(shí)跟隨著演示者共同編輯和評(píng)論文檔。并且，與會(huì)者在移動(dòng)設(shè)備端無需登錄即可查看會(huì)議中的協(xié)作文檔。

創(chuàng)建一個(gè)可編輯、可共享，且格式可自定義的會(huì)議信息文檔。

簡化權(quán)限共享，減少為與會(huì)者批量設(shè)置文檔訪問權(quán)限所花費(fèi)的時(shí)間。同時(shí)，Zoom Docs還能為與會(huì)者授予臨時(shí)訪問權(quán)限，讓他們?cè)跁?huì)議期間能順利進(jìn)行協(xié)作。用戶還可以直接在Zoom Docs上的團(tuán)隊(duì)聊天頻道分享Zoom Doc，又或是在特定聊天頻道中與個(gè)人分享相關(guān)Zoom Doc。

通過Zoom Team Chat或Zoom Mail在Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)上共享Zoom Doc，或邀請(qǐng)同事在Zoom會(huì)議中進(jìn)行實(shí)時(shí)協(xié)作，完成高效編輯。

在Zoom Docs里輕松實(shí)現(xiàn)辦公協(xié)作

Zoom Docs的另一大優(yōu)勢在于可根據(jù)個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的不同需求調(diào)整文檔，使得合作過程更加流暢，相關(guān)信息分享更加有組織性：

使用文本、表格、圖像、圖表等組件來撰寫文檔，以此來提高效率并減少涉及多個(gè)應(yīng)用程序的信息管理。

為團(tuán)隊(duì)協(xié)作和計(jì)劃添加數(shù)據(jù)表，以跟蹤任務(wù)和項(xiàng)目。

添加清單、圖片、視頻和標(biāo)注來使文檔更具吸引力，利用多欄布局更靈活地組織內(nèi)容。

嵌入來自Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)和第三方（如Zoom Whiteboard,Google Drive,Figma,X和YouTube）的內(nèi)容，以便用戶集中訪問信息。

標(biāo)記常用文檔，或按作者篩選文檔。在保證信息有序儲(chǔ)存的同時(shí)，便于用戶快速訪問。

利用Zoom Docs優(yōu)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作效應(yīng)

除了上述提及的優(yōu)勢，Zoom Docs還能幫助您的團(tuán)隊(duì)減少谷倉效應(yīng)，保證協(xié)作者之間信息通暢、相互聯(lián)系、立場一致。相關(guān)應(yīng)用包括：

利用表格、檢查表和進(jìn)度追蹤系統(tǒng)，以及看板、日歷和圖庫等各種視圖，詳細(xì)了解活動(dòng)進(jìn)程、到期日、活動(dòng)狀態(tài)和指定負(fù)責(zé)人等信息。

在專用的信息中心里創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)文檔，為信息共享提供平臺(tái)。

對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行分組、篩選、排序和搜索，使信息可視化，方便快速定位所需數(shù)據(jù)。

在單個(gè)Zoom Doc中與多達(dá)100名用戶同時(shí)編輯，并在編輯和評(píng)論中標(biāo)記團(tuán)隊(duì)成員。

快速添加、刪除或更改內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員和外部用戶的權(quán)限，以便團(tuán)隊(duì)成員更為自主地共享和協(xié)作文檔內(nèi)容。

所有Zoom Workplace付費(fèi)賬戶已擁有包含AI Companion功能的Zoom Docs的使用權(quán)限。Zoom Workplace普通用戶（以及免費(fèi)用戶）在不使用AI Companion功能的情況下可創(chuàng)建10個(gè)共享文檔和無限量的個(gè)人文檔。普通用戶后續(xù)可通過升級(jí)到Zoom Workplace專業(yè)版、商業(yè)版或企業(yè)版賬號(hào)來開啟Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)上的所有AI Companion功能權(quán)限（包括Zoom Docs）。任何Zoom賬號(hào)所有者和管理人員均可以為Zoom Docs啟用或禁用AI Companion功能。

擁有Zoom Workplace協(xié)作平臺(tái)6.1.6或更高版本的用戶從即日起便可使用Zoom Docs。您可以前往Zoom官網(wǎng)下載最新版本的Zoom Workplace應(yīng)用程序。您還可以從Zoom Docs網(wǎng)頁端或是Zoom Web應(yīng)用程序里訪問Zoom Docs工具。

補(bǔ)充說明：

先前已購買過Zoom付費(fèi)服務(wù)的賬戶使用者已擁有AI Companion使用權(quán)限，無需支付額外費(fèi)用。部分AI Companion功能(包括在Zoom Docs中的AI Companion功能應(yīng)用)在部分地區(qū)和細(xì)分產(chǎn)業(yè)可能不適用。