Zoom Docs首發(fā)亮相Zoom Workplace協作平臺——以AI為內核，有效提升會議及日常辦公協作效率

美國當地時間8月5日，Zoom宣布推出以AI為內核的協作文檔工具Zoom Docs。此次推出的Zoom Docs將由Zoom的生成式AI助手Zoom AI Companion提供支持，用戶無需支付額外費用即可在Zoom Workplace協作平臺上進一步提高工作效率，促使團隊間的合作更為緊密。

“Zoom Docs是我們在Zoom Workplace協作平臺上推出的第一款已內置生成式人工智能的產品。它能夠輕松地將Zoom會議中的信息轉換為可操作的文檔和信息庫，方便團隊專注于更有意義的工作。”Zoom首席產品官Smita Hashim表示，“Zoom Docs的各方面運作都可以由AI Companion提供支持。因此，它允許使用者能夠‘快樂工作’，并讓他們在一天中擁有更多時間來處理優(yōu)先級更高的事宜。此外，Zoom Docs也已包含在Zoom Workplace付費許可中。擁有相關許可的用戶無需支付額外的費用，便能使用它來創(chuàng)造出更多價值。”

利用Zoom Docs改善團隊協作

Zoom Docs可以幫助您解決當下日常協作會面臨的一些關鍵挑戰(zhàn)，包括在重復任務上浪費時間、信息過載等，以及促進跨職能協作。在AI Companion的賦能之下，Zoom Docs還可以實現將會議結果轉換為可操作的文檔，幫助團隊快速啟動內容創(chuàng)建，協助團隊成員適應協作流程，提高他們的工作效率。

Zoom Docs的AI內核讓使用者在Zoom Workplace協作平臺的團隊合作變得更加協同、有效。它通過使信息更有組織性來優(yōu)化生產效率，并通過促進團隊中的流暢溝通和信息共享來減少谷倉效應。具體的Zoom Docs使用場景包括：

會議協作：

在AI Companion的協助下，Zoom Docs實現了將會議內容轉換為充實的會議記錄和會議重點，以及允許會議文檔的共同編輯，簡化了團隊會議期間的協作方式。

商業(yè)文檔：

無論是創(chuàng)建內容、商業(yè)提案還是報告，在Zoom Docs自帶的AI Companion功能幫助下，企業(yè)任意的全球團隊都可輕松地對相關內容進行生成、修改、總結和翻譯。

項目規(guī)劃：

規(guī)劃復雜的項目有時會很棘手。Zoom Docs可以快速為項目簡報、產品發(fā)布、營銷活動、事件管理等需要持續(xù)跟蹤的項目提供模板，并整合相關材料。使用者還能通過Zoom Docs提升項目進度追蹤能力、項目狀態(tài)更新追蹤能力，以及項目時間線規(guī)劃能力。

信息樞紐：

Zoom Docs對創(chuàng)建知識庫、團隊入職和目標跟進等工作非常有用。使用者也可以基于Zoom Docs為單一信息源構建充實的信息中心。

AI內核助力團隊達到最佳表現

依托AI Companion的強大功能，Zoom Docs做到了工作流簡化和信息匯集，以此來幫助團隊產出更好的結果。相關應用包括：

將AI Companion生成的會議摘要轉換為易于編輯的文檔，節(jié)省參會者記筆記和手動將筆記復制到共享文檔的時間。同時，它還能為一對一會議、日常短會、頭腦風暴、項目更新、討論會、問答會、客戶跟進、用戶反饋等會議提供模板。

利用AI Companion生成會議記錄，并通過自定義或提前設置命令，以及AI Companion自主查詢的方式，來對內容做進一步創(chuàng)建和修改。

總結文章、計劃和大綱等內容，修改這些內容的語氣和風格，識別內容里的語法和拼寫錯誤。用戶還能利用AI Companion為多語言團隊將內容翻譯成九種語言（后續(xù)將支持更多語言類型）。

最大限度提升會議效率和產出

會議是Zoom Workplace協作平臺的關鍵所在。新推出的Zoom Docs吸取了我們在會議組織方面的成功經驗并進一步加強了會議前后的協作，讓使用者能擁有順暢的使用體驗。相關功能包括：

在單個Zoom Doc內發(fā)起會議邀請以及后續(xù)協作安排，促進團隊成員間的聯系，精簡工作流程。

在會議期間創(chuàng)建、共享和共同編輯文檔。與會者可以在不離開會議窗口的情況下實時跟隨著演示者共同編輯和評論文檔。并且，與會者在移動設備端無需登錄即可查看會議中的協作文檔。

創(chuàng)建一個可編輯、可共享，且格式可自定義的會議信息文檔。

簡化權限共享，減少為與會者批量設置文檔訪問權限所花費的時間。同時，Zoom Docs還能為與會者授予臨時訪問權限，讓他們在會議期間能順利進行協作。用戶還可以直接在Zoom Docs上的團隊聊天頻道分享Zoom Doc，又或是在特定聊天頻道中與個人分享相關Zoom Doc。

通過Zoom Team Chat或Zoom Mail在Zoom Workplace協作平臺上共享Zoom Doc，或邀請同事在Zoom會議中進行實時協作，完成高效編輯。

在Zoom Docs里輕松實現辦公協作

Zoom Docs的另一大優(yōu)勢在于可根據個人及團隊的不同需求調整文檔，使得合作過程更加流暢，相關信息分享更加有組織性：

使用文本、表格、圖像、圖表等組件來撰寫文檔，以此來提高效率并減少涉及多個應用程序的信息管理。

為團隊協作和計劃添加數據表，以跟蹤任務和項目。

添加清單、圖片、視頻和標注來使文檔更具吸引力，利用多欄布局更靈活地組織內容。

嵌入來自Zoom Workplace協作平臺和第三方（如Zoom Whiteboard,Google Drive,Figma,X和YouTube）的內容，以便用戶集中訪問信息。

標記常用文檔，或按作者篩選文檔。在保證信息有序儲存的同時，便于用戶快速訪問。

利用Zoom Docs優(yōu)化團隊協作效應

除了上述提及的優(yōu)勢，Zoom Docs還能幫助您的團隊減少谷倉效應，保證協作者之間信息通暢、相互聯系、立場一致。相關應用包括：

利用表格、檢查表和進度追蹤系統(tǒng)，以及看板、日歷和圖庫等各種視圖，詳細了解活動進程、到期日、活動狀態(tài)和指定負責人等信息。

在專用的信息中心里創(chuàng)建團隊文檔，為信息共享提供平臺。

對數據表進行分組、篩選、排序和搜索，使信息可視化，方便快速定位所需數據。

在單個Zoom Doc中與多達100名用戶同時編輯，并在編輯和評論中標記團隊成員。

快速添加、刪除或更改內部團隊成員和外部用戶的權限，以便團隊成員更為自主地共享和協作文檔內容。

所有Zoom Workplace付費賬戶已擁有包含AI Companion功能的Zoom Docs的使用權限。Zoom Workplace普通用戶（以及免費用戶）在不使用AI Companion功能的情況下可創(chuàng)建10個共享文檔和無限量的個人文檔。普通用戶后續(xù)可通過升級到Zoom Workplace專業(yè)版、商業(yè)版或企業(yè)版賬號來開啟Zoom Workplace協作平臺上的所有AI Companion功能權限（包括Zoom Docs）。任何Zoom賬號所有者和管理人員均可以為Zoom Docs啟用或禁用AI Companion功能。

擁有Zoom Workplace協作平臺6.1.6或更高版本的用戶從即日起便可使用Zoom Docs。您可以前往Zoom官網下載最新版本的Zoom Workplace應用程序。您還可以從Zoom Docs網頁端或是Zoom Web應用程序里訪問Zoom Docs工具。

補充說明：

先前已購買過Zoom付費服務的賬戶使用者已擁有AI Companion使用權限，無需支付額外費用。部分AI Companion功能(包括在Zoom Docs中的AI Companion功能應用)在部分地區(qū)和細分產業(yè)可能不適用。