外貿(mào)人年后開(kāi)工硬核干貨（附開(kāi)工郵件）

各位外貿(mào)人是否都已經(jīng)開(kāi)工了？面對(duì)開(kāi)工后各種郵件與詢(xún)盤(pán)的回復(fù)、與客戶(hù)的繼續(xù)溝通、和工廠的生產(chǎn)對(duì)接......是不是有點(diǎn)焦慮？

別擔(dān)心！光子易PhotonPay特地搜集整理了一份外貿(mào)人年后開(kāi)工硬核干貨，助你擺脫春節(jié)假期后開(kāi)工的迷茫與焦慮！

01、基本事務(wù)處理

工作信息調(diào)整

如果你的網(wǎng)站、社交媒體上，還放著春節(jié)的Banner和假期的相關(guān)信息（比如假期值班時(shí)間等），可以及時(shí)更新為“開(kāi)工大吉”一類(lèi)，向客戶(hù)表明你已開(kāi)工（復(fù)工）。

郵件、聊天工具在春節(jié)假期期間設(shè)置了自動(dòng)回應(yīng)的話(huà)，節(jié)后應(yīng)及時(shí)調(diào)整和更新，進(jìn)入正常的工作狀態(tài)。聊天工具等地方的休假狀態(tài)也及時(shí)更新到上班狀態(tài)。

合作伙伴跟進(jìn)

整理一下客戶(hù)訂單涉及的上下游服務(wù)商信息，比如工廠、供應(yīng)商、貨代、船公司等，以復(fù)工+拜個(gè)晚年的方式，了解各合作伙伴的開(kāi)工情況，比如工廠的生產(chǎn)（供貨）能力、價(jià)格變動(dòng)情況、艙位情況、運(yùn)輸價(jià)格等。這些信息需要仔細(xì)梳理記錄，為后續(xù)和客戶(hù)溝通做好準(zhǔn)備工作。

訂單的歸類(lèi)整理

對(duì)訂單里所提及的問(wèn)題比如訂單涉及船運(yùn)、產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度、提單、樣品尺寸型號(hào)等等，進(jìn)行分類(lèi)記錄登記，然后按圖索驥，分別咨詢(xún)清楚。

02、客戶(hù)訂單跟進(jìn)

及時(shí)掌握并更新客戶(hù)（及訂單）的狀態(tài)，并針對(duì)客戶(hù)（及訂單）的不同狀態(tài)情況，進(jìn)行不同的聯(lián)系溝通，這里可以對(duì)不同階段的客戶(hù)打上不同的標(biāo)簽，比如給客戶(hù)打上“因春節(jié)推遲下單”、“春節(jié)期間詢(xún)盤(pán)”等標(biāo)簽，并進(jìn)行相應(yīng)的營(yíng)銷(xiāo)動(dòng)作。

節(jié)前已經(jīng)下單/發(fā)貨的客戶(hù)

這類(lèi)客戶(hù)因?yàn)楣?jié)前訂單已經(jīng)下達(dá)，甚至已經(jīng)發(fā)貨，相對(duì)好處理一些。但也要及時(shí)更新進(jìn)度，告知客戶(hù)目前工廠生產(chǎn)及交貨的計(jì)劃，對(duì)于已經(jīng)發(fā)貨的客戶(hù)，應(yīng)該跟進(jìn)船運(yùn)信息，對(duì)于還沒(méi)付款的客戶(hù)也可以順便催下款。

海外客戶(hù)一般重視休假，對(duì)于春節(jié)假期可能影響進(jìn)度也會(huì)表示理解，但也要及時(shí)告知客戶(hù)實(shí)際進(jìn)度，以便客戶(hù)明了貨物進(jìn)展情況，安排相應(yīng)計(jì)劃。

節(jié)前還未出貨的客戶(hù)

有些客戶(hù)的定金或者款項(xiàng)已經(jīng)支付了，因?yàn)檫^(guò)年停產(chǎn)停工的原因遲遲沒(méi)有收到貨物，而且對(duì)于貨物的需求也非常著急。這樣的客戶(hù)，肯定不希望自己收到的郵件內(nèi)容僅僅是復(fù)工通知，會(huì)更加迫切地想知道什么時(shí)候生產(chǎn)，什么時(shí)候能收到貨。

因此，需要根據(jù)我們已經(jīng)聯(lián)系工廠或者供應(yīng)商了解的信息，在郵件中明確告知客戶(hù)產(chǎn)品生產(chǎn)或者出貨進(jìn)度和時(shí)間。

示例：

I hope everything is ok.

We're back at work today. I am writing to inform you that your order is under intensive processing and is expected to be completed in mid to late February. I will inform you as soon as the goods are finished.

Thank you for your patience.

訂單可能出現(xiàn)延誤的客戶(hù)

雖然年后工廠開(kāi)工，但是各種突發(fā)因素可能會(huì)影響到生產(chǎn)效率甚至運(yùn)輸。因此，要在郵件中清楚地告訴客戶(hù)確定好新的發(fā)貨時(shí)間后，會(huì)第一時(shí)間通知客戶(hù)。

示例：

I am contacting you to inform you that due to the shortage of raw materials, your order will be shipped later than expected.

Shipment is scheduled for the first week of March. Thank you for your patience. If you need any other assistance, please let me know. We are always here.

節(jié)前訂單談妥待付定金的客戶(hù)

對(duì)待此類(lèi)客戶(hù)，我們需要簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)自己的主題，即讓客戶(hù)盡早付定金，盡早安排生產(chǎn)，尤其是在出貨旺季，定金支付更要果斷。

示例：

May everything be all right.

We're back at work today, and I look forward to returning with renewed energy and enthusiasm, as you do.

I am writing to you today to follow up whether you can arrange the deposit this week. As it is the busy season now, we have to handle a lot of orders. If you order earlier, we can arrange production earlier.

Thank you for your understanding.

因假期推遲下單的客戶(hù)

有一些客戶(hù)，春節(jié)假期前說(shuō)要下單，但因春節(jié)假期就推遲到節(jié)后再下單，這類(lèi)客戶(hù)目標(biāo)明確，需要重點(diǎn)跟進(jìn)。

對(duì)此類(lèi)客戶(hù)，業(yè)務(wù)員要告知客戶(hù)一切都準(zhǔn)備就緒，包括工廠恢復(fù)生產(chǎn)及產(chǎn)量情況、貨期信息，并發(fā)出報(bào)價(jià)，以此促進(jìn)成交。

示例：

Dear Allen:

Happy Chinese new year, I believe you also feel the strong festival atmosphere from China!

After Chinese new year,we are fully prepared.

The plan of the factory is as follows: daily output is XXX, monthly output is XXX, the earliest delivery period of this month is XXX, the price change, the shipping company told me the number of shipping space, please plan your order plan in advance.

潛在新客戶(hù)

如果說(shuō)上面給已付款或有意向的客戶(hù)發(fā)的復(fù)工郵件是跟進(jìn)郵件，那么給潛在客戶(hù)發(fā)的復(fù)工郵件屬于開(kāi)發(fā)郵件，也就是“開(kāi)發(fā)信”。

示例：

May everything be all right.

I'm Tony from ABC Company. I'm glad to tell you that our XX model products are in stock. Please feel free to tell me if you need them.

welcome to consult, thank you!

小tips

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