外貿人接待客戶最全攻略

客戶出行拜訪花費代價是很大的，如果客戶能來公司參觀，意味著將有很大的合作可能性，但同時客戶也可能，會到很多其他的工廠拜訪。

那如何在一眾供應商里脫穎而出，安排一個精致的用心的接待，讓客戶感受到我們的專業(yè)，并選擇與我們合作！

一個精致的用心的接待流程應該是這樣的：

1、協(xié)助客戶辦理邀請函

通常經常來訪中國的客戶，不需要我們協(xié)助發(fā)邀請函，但是客戶第一次來訪中國，或者之前辦理的中國簽證已經失效，重新辦理簽證，客戶會需要我們協(xié)助發(fā)送邀請函，通常情況下簽字蓋章后回傳給對方即可。

XXXXX Company

Address:XXXXXXXXXXXX（邀請方）

Invitation Letter

Nov.XX，2022

To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in _______（Country）and it is necessary to have business dealings&meetings together on various marking&sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Full Name:

Nationality:

Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

Best regards

XXXXXX

Position（邀請方信息）

Company:

Signature

Stamp

2.確定來訪日期、人數(shù)及行程計劃

我們需要確認客戶的到訪時間，同行人數(shù)，是否需要安排接機，根據(jù)情況協(xié)助客戶預定酒店。

注意：并不是所有的客人都需要安排接機和預定酒店的，有的客人經常在國內采購，有可能會自己到工廠來的。

如果客戶需要我們協(xié)助預定酒店，則需要了解他們能承受的價位，他們路線安排以確定合適的酒店地址，客戶的人數(shù)和房型，是否吸煙等。

根據(jù)客戶的情況，提供一些可以選擇的酒店建議，最好提供相應的網址，讓客戶自行確定最終下榻的酒店。

我曾經接待過一位英國的客戶，因為項目原因多次來訪公司，他會更傾向于希爾頓這類國外品牌酒店，而不是當?shù)氐闹缶频?，詢問后才知道原來希爾頓配有健身設施，而這個客戶正是健身愛好者，就比較鐘情有健身設施的酒店啦~

3.工廠協(xié)助

客人拜訪工廠，對辦公室、展廳、產線做徹底的清掃，并做好檢查。

注意生產線是一定會參觀的，那么我們需要，提前一天與工廠溝通，在客戶來的當天一定要保持技術部，生產線，倉庫的整潔，以及規(guī)范生產不要胡亂堆放，還要保證品質測試設備正常運轉。

關于設備測試的運轉，這個是很重要的，有一些工廠，有部分的測試設備，平時是不開啟的，那么如果客人來了公司，看到我們的測試設備沒有運轉，那客人會對我們產生懷疑，是不是對于他的訂單也這么隨意，所以這個不要忽略哦。

如果公司大廳有顯示器的，我們還可以提前制作一個歡迎牌，這樣客人一進公司就能看見，讓客人感覺其受到重視。

4.分析客戶，了解拜訪目的做預案

1.分析客戶是零售商、批發(fā)商、還是貿易商？區(qū)域市場包括哪些？主要從事什么產品？公司背景、公司實力、經營狀況、經營范圍。

2.客戶此次來訪的目的、主要對什么產品感興趣，一旦采購產品用途是什么，客人目前的市場情況，已有的產品線，客人在市場上遇到的問題，我們可以怎么解決。

3.通過和客人的往來郵件，了解客人關注的點在哪里，是對某一個產品的興趣很大？是價格？品質？售后？還是需要新品開拓市場？

還可以根據(jù)客戶的重要性，來決定是否需要動員團隊，一起在客戶來訪前，召開一個客戶分析研討會，大家一起頭腦風暴。

5.準備樣品以及產品目錄冊

樣品的重要性大家都知道，我們一定要把會議中需要的樣品提前準備好，不能有瑕疵，確保能夠正常工作，有時候客戶會現(xiàn)場直接測試使用樣品。

除了客人感興趣的樣品，我們也可以準備一些其他的樣品，作為備選給客人參考。

除了樣品之外，我們要準備充足的目錄冊，產品資料，確保每一位到訪的客人都有一份。

我們要提前把資料放到會議室的電腦上，保證當天能夠正常使用，包括企業(yè)演示文稿的準備，以及客戶相關需要展示的文件資料，自己公司的實力資料等。

企業(yè)介紹PPT的內容建議：

①企業(yè)的競爭優(yōu)勢、市場分析、合作伙伴；

②清晰的組織結構圖；

③客戶服務流程、企業(yè)服務標準、投訴渠道、處理流程；

④研發(fā)隊伍的實力、歷史榮譽、樣品室的參觀、負責人的資歷介紹、榮譽證書、各種認證。

另外我們可以在會議室備好咖啡、茶水及一些小餅干糖果之類的。

6.準備禮物

我們還可以根據(jù)客戶的重要性，來判斷是否需要準備一些禮品之類的。

禮品不一定要非常貴重，其實歐美大部分國家的客戶，很喜歡那些有中國傳統(tǒng)風格的禮品。

如果是項目對雙方都很重要的，我們可以準備點有紀念意義的禮品，曾經我們就做了一個產品模型送給客人，客人高興壞了，畢竟這個是外面買不到的。

7.會務洽談

引領客戶在會議時入座，準備茶水，交換名片自我介紹，播放PPT幻燈片，進行公司和產品介紹，公司產品所有的質量認證和以往的成功案例。

關于交換名片，如果在客人很多的時候，我們不一定要收到名片后馬上整理起來，我們可以根據(jù)客人落座的順序依次擺放好，這樣在交談的時候我們也能夠知道他的職位以及關注的點。

在講解公司介紹的時候，我們不要一味的自顧自的說，在講解的過程中看看客人的反饋，是否有什么疑惑，或者哪些點感興趣我們可以重點講解。

在講解完之后最重要的洽談環(huán)節(jié)了，了解客戶的關注點，并分享我們的方案，在洽談環(huán)節(jié)的時候，除了我們解答客戶的問題，千萬別忘了，我們也要從客人那里收集到我們之前沒有的信息，以便我們更好了解客戶，調整我們的策略。

如果能夠在會議上敲定的訂單細節(jié)，盡量在會議中完成，以便后續(xù)快速成單。

8.會議記錄

會議記錄很重要的，防止我們遺漏某些信息，畢竟大部分時候的會議時間會很長。而且對于會后的復盤也是非常有用的，至于是否需要錄音筆，這個就看個人需求了。

9.參觀工廠

在帶領客戶參觀工廠的時候，我們最好是按照整個生產流程來參觀，以便與客戶更好的理解這個生產過程。

另外在參觀的過程中，我們可以重點帶客戶，了解整個生產品質的把控，來料檢驗，生產線上半成品的抽樣檢驗，以及最后的成品檢驗，檢測的數(shù)據(jù)，內容，設備等等，當我們把一套完整的品質把控，呈現(xiàn)在客人面前的時候客人也會明白我們對產品質量的負責程度。

如果我們有研發(fā)部門，我們也可以帶客人看一看，讓客人明白我們一直有在做新品的研發(fā)或者產品升級。

10.餐飲安排

如果是中午，客人時間比較緊迫，或者不愿意外出，我們可以提前準備一些外賣，如果是下午結束的話，我們可以外出用餐。

注意在用餐的時候，我們已經要記得征求客人的意見，避免因為某些不同傳統(tǒng)習俗造成了不好的影響，例如部分印度客人不吃牛肉，伊斯蘭教的客人不吃豬肉。

另外，我們也可以試著詢問，客戶是否需要什么酒水，不是所有的歐洲人都喜歡喝紅酒，有的歐洲的客人，晚餐會喜歡喝啤酒放松自己。

在用餐時間，我們可以與客戶閑聊，拉近距離，還能知道客人的喜好。

第一次見面

如果剛見面，可以問對方旅途感受、是否有時差困難、第幾次來中國、都到過中國的哪些城市、對中國的印象如何、是否喜歡中國的食物、本國的天氣如何、打算在中國待多長時間等

比較熟悉的客戶

如果比較熟了，則可以聊聊業(yè)余愛好、體育、電影、家庭等無傷大雅的話題。比較忌諱，詢問對方的年齡和收入，忌評論對方國家的政治。

11.拜訪結束

參觀結束后，我們可以根據(jù)情況，看是否需要贈送禮品。

不要忘了咨詢客戶是否可以拍照，包括人員合影、外商與你們公司/廠銘牌的合影等，這些資料以后很有用處。

如時間允許，也可根據(jù)客戶的意見，適當安排娛樂購物等活動，有些客戶比較隨意，可以安排一些中國特色的活動，比如喝茶、看戲、參觀景點等等，也有客戶會提出去購物，如電子產品、服裝等。

盡量親自再把客戶送到機場或者指定的地方，有些客戶不喜歡麻煩人，這樣送至酒店即可。

后續(xù)工作

復盤，整理會議記錄，將我們雙方，已經達成一致的內容，整理成文件發(fā)送回給客戶，以便快速成單，并在郵件中對客戶的來訪表示感謝。