客戶出行拜訪花費代價是很大的，如果客戶能來公司參觀，意味著將有很大的合作可能性，但同時客戶也可能，會到很多其他的工廠拜訪。
那如何在一眾供應(yīng)商里脫穎而出，安排一個精致的用心的接待，讓客戶感受到我們的專業(yè)，并選擇與我們合作！
一個精致的用心的接待流程應(yīng)該是這樣的：
1、協(xié)助客戶辦理邀請函
通常經(jīng)常來訪中國的客戶，不需要我們協(xié)助發(fā)邀請函，但是客戶第一次來訪中國，或者之前辦理的中國簽證已經(jīng)失效，重新辦理簽證，客戶會需要我們協(xié)助發(fā)送邀請函，通常情況下簽字蓋章后回傳給對方即可。
XXXXX Company
Address:XXXXXXXXXXXX（邀請方）
Invitation Letter
Nov.XX，2022
To whom it may concern:
We would like to inform you that _______ is our important customer in _______（Country）and it is necessary to have business dealings&meetings together on various marking&sales matters,herein we invite the following person to come to China:
Full Name:
Nationality:
Passport No:
The visit time is from ____ to _____ in China.
We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.
Best regards
XXXXXX
Position（邀請方信息）
Company:
Signature
Stamp
2.確定來訪日期、人數(shù)及行程計劃
我們需要確認(rèn)客戶的到訪時間，同行人數(shù)，是否需要安排接機，根據(jù)情況協(xié)助客戶預(yù)定酒店。
注意：并不是所有的客人都需要安排接機和預(yù)定酒店的，有的客人經(jīng)常在國內(nèi)采購，有可能會自己到工廠來的。
如果客戶需要我們協(xié)助預(yù)定酒店，則需要了解他們能承受的價位，他們路線安排以確定合適的酒店地址，客戶的人數(shù)和房型，是否吸煙等。
根據(jù)客戶的情況，提供一些可以選擇的酒店建議，最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址，讓客戶自行確定最終下榻的酒店。
我曾經(jīng)接待過一位英國的客戶，因為項目原因多次來訪公司，他會更傾向于希爾頓這類國外品牌酒店，而不是當(dāng)?shù)氐闹缶频?，詢問后才知道原來希爾頓配有健身設(shè)施，而這個客戶正是健身愛好者，就比較鐘情有健身設(shè)施的酒店啦~
3.工廠協(xié)助
客人拜訪工廠，對辦公室、展廳、產(chǎn)線做徹底的清掃，并做好檢查。
注意生產(chǎn)線是一定會參觀的，那么我們需要，提前一天與工廠溝通，在客戶來的當(dāng)天一定要保持技術(shù)部，生產(chǎn)線，倉庫的整潔，以及規(guī)范生產(chǎn)不要胡亂堆放，還要保證品質(zhì)測試設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。
關(guān)于設(shè)備測試的運轉(zhuǎn)，這個是很重要的，有一些工廠，有部分的測試設(shè)備，平時是不開啟的，那么如果客人來了公司，看到我們的測試設(shè)備沒有運轉(zhuǎn)，那客人會對我們產(chǎn)生懷疑，是不是對于他的訂單也這么隨意，所以這個不要忽略哦。
如果公司大廳有顯示器的，我們還可以提前制作一個歡迎牌，這樣客人一進公司就能看見，讓客人感覺其受到重視。
4.分析客戶，了解拜訪目的做預(yù)案
1.分析客戶是零售商、批發(fā)商、還是貿(mào)易商？區(qū)域市場包括哪些？主要從事什么產(chǎn)品？公司背景、公司實力、經(jīng)營狀況、經(jīng)營范圍。
2.客戶此次來訪的目的、主要對什么產(chǎn)品感興趣，一旦采購產(chǎn)品用途是什么，客人目前的市場情況，已有的產(chǎn)品線，客人在市場上遇到的問題，我們可以怎么解決。
3.通過和客人的往來郵件，了解客人關(guān)注的點在哪里，是對某一個產(chǎn)品的興趣很大？是價格？品質(zhì)？售后？還是需要新品開拓市場？
還可以根據(jù)客戶的重要性，來決定是否需要動員團隊，一起在客戶來訪前，召開一個客戶分析研討會，大家一起頭腦風(fēng)暴。
5.準(zhǔn)備樣品以及產(chǎn)品目錄冊
樣品的重要性大家都知道，我們一定要把會議中需要的樣品提前準(zhǔn)備好，不能有瑕疵，確保能夠正常工作，有時候客戶會現(xiàn)場直接測試使用樣品。
除了客人感興趣的樣品，我們也可以準(zhǔn)備一些其他的樣品，作為備選給客人參考。
除了樣品之外，我們要準(zhǔn)備充足的目錄冊，產(chǎn)品資料，確保每一位到訪的客人都有一份。
我們要提前把資料放到會議室的電腦上，保證當(dāng)天能夠正常使用，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及客戶相關(guān)需要展示的文件資料，自己公司的實力資料等。
企業(yè)介紹PPT的內(nèi)容建議：
①企業(yè)的競爭優(yōu)勢、市場分析、合作伙伴；
②清晰的組織結(jié)構(gòu)圖；
③客戶服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、處理流程；
④研發(fā)隊伍的實力、歷史榮譽、樣品室的參觀、負(fù)責(zé)人的資歷介紹、榮譽證書、各種認(rèn)證。
另外我們可以在會議室備好咖啡、茶水及一些小餅干糖果之類的。
6.準(zhǔn)備禮物
我們還可以根據(jù)客戶的重要性，來判斷是否需要準(zhǔn)備一些禮品之類的。
禮品不一定要非常貴重，其實歐美大部分國家的客戶，很喜歡那些有中國傳統(tǒng)風(fēng)格的禮品。
如果是項目對雙方都很重要的，我們可以準(zhǔn)備點有紀(jì)念意義的禮品，曾經(jīng)我們就做了一個產(chǎn)品模型送給客人，客人高興壞了，畢竟這個是外面買不到的。
7.會務(wù)洽談
引領(lǐng)客戶在會議時入座，準(zhǔn)備茶水，交換名片自我介紹，播放PPT幻燈片，進行公司和產(chǎn)品介紹，公司產(chǎn)品所有的質(zhì)量認(rèn)證和以往的成功案例。
關(guān)于交換名片，如果在客人很多的時候，我們不一定要收到名片后馬上整理起來，我們可以根據(jù)客人落座的順序依次擺放好，這樣在交談的時候我們也能夠知道他的職位以及關(guān)注的點。
在講解公司介紹的時候，我們不要一味的自顧自的說，在講解的過程中看看客人的反饋，是否有什么疑惑，或者哪些點感興趣我們可以重點講解。
在講解完之后最重要的洽談環(huán)節(jié)了，了解客戶的關(guān)注點，并分享我們的方案，在洽談環(huán)節(jié)的時候，除了我們解答客戶的問題，千萬別忘了，我們也要從客人那里收集到我們之前沒有的信息，以便我們更好了解客戶，調(diào)整我們的策略。
如果能夠在會議上敲定的訂單細(xì)節(jié)，盡量在會議中完成，以便后續(xù)快速成單。
8.會議記錄
會議記錄很重要的，防止我們遺漏某些信息，畢竟大部分時候的會議時間會很長。而且對于會后的復(fù)盤也是非常有用的，至于是否需要錄音筆，這個就看個人需求了。
9.參觀工廠
在帶領(lǐng)客戶參觀工廠的時候，我們最好是按照整個生產(chǎn)流程來參觀，以便與客戶更好的理解這個生產(chǎn)過程。
另外在參觀的過程中，我們可以重點帶客戶，了解整個生產(chǎn)品質(zhì)的把控，來料檢驗，生產(chǎn)線上半成品的抽樣檢驗，以及最后的成品檢驗，檢測的數(shù)據(jù)，內(nèi)容，設(shè)備等等，當(dāng)我們把一套完整的品質(zhì)把控，呈現(xiàn)在客人面前的時候客人也會明白我們對產(chǎn)品質(zhì)量的負(fù)責(zé)程度。
如果我們有研發(fā)部門，我們也可以帶客人看一看，讓客人明白我們一直有在做新品的研發(fā)或者產(chǎn)品升級。
10.餐飲安排
如果是中午，客人時間比較緊迫，或者不愿意外出，我們可以提前準(zhǔn)備一些外賣，如果是下午結(jié)束的話，我們可以外出用餐。
注意在用餐的時候，我們已經(jīng)要記得征求客人的意見，避免因為某些不同傳統(tǒng)習(xí)俗造成了不好的影響，例如部分印度客人不吃牛肉，伊斯蘭教的客人不吃豬肉。
另外，我們也可以試著詢問，客戶是否需要什么酒水，不是所有的歐洲人都喜歡喝紅酒，有的歐洲的客人，晚餐會喜歡喝啤酒放松自己。
在用餐時間，我們可以與客戶閑聊，拉近距離，還能知道客人的喜好。
第一次見面
如果剛見面，可以問對方旅途感受、是否有時差困難、第幾次來中國、都到過中國的哪些城市、對中國的印象如何、是否喜歡中國的食物、本國的天氣如何、打算在中國待多長時間等
比較熟悉的客戶
如果比較熟了，則可以聊聊業(yè)余愛好、體育、電影、家庭等無傷大雅的話題。比較忌諱，詢問對方的年齡和收入，忌評論對方國家的政治。
11.拜訪結(jié)束
參觀結(jié)束后，我們可以根據(jù)情況，看是否需要贈送禮品。
不要忘了咨詢客戶是否可以拍照，包括人員合影、外商與你們公司/廠銘牌的合影等，這些資料以后很有用處。
如時間允許，也可根據(jù)客戶的意見，適當(dāng)安排娛樂購物等活動，有些客戶比較隨意，可以安排一些中國特色的活動，比如喝茶、看戲、參觀景點等等，也有客戶會提出去購物，如電子產(chǎn)品、服裝等。
盡量親自再把客戶送到機場或者指定的地方，有些客戶不喜歡麻煩人，這樣送至酒店即可。
后續(xù)工作
復(fù)盤，整理會議記錄，將我們雙方，已經(jīng)達(dá)成一致的內(nèi)容，整理成文件發(fā)送回給客戶，以便快速成單，并在郵件中對客戶的來訪表示感謝。
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