如何通過樣品提高外貿(mào)訂單的成交率？

給國外客戶寄樣通常是打開銷售途徑、獲得客戶關注、敲開正式訂單大門的有效方式之一。

所以很多外貿(mào)業(yè)務員當收到客戶說要樣品時，都會喜出望外，覺得接下來有戲了，一陣興奮過后就迫不及待將樣品給客戶發(fā)過去。但客戶往往收到樣品后就再無音訊，即便確認樣品的規(guī)格都符合客戶的要求。這些都是因為什么呢？

想要通過寄樣促成訂單成交，有很多值得借鑒的方法和技巧！

樣品可以分為幾類？

根據(jù)商業(yè)慣例，一個訂單的落實，一般需要供應商準備至少兩次樣品，一個是產(chǎn)前樣品，一個是確認樣品。很多時候，訂單生產(chǎn)完成或者生產(chǎn)中期，還需要給客戶準備大貨樣。這里分別對這些樣品進行解說。

A產(chǎn)前樣：可以是生產(chǎn)前給客戶確認的樣品，可以是確認后細節(jié)做的樣品，也可以是給客戶確認品質(zhì)用的類似產(chǎn)品。

B確認樣：經(jīng)過客戶確認后的樣品，大貨生產(chǎn)要完全按照確認樣來做。一般情況下，做確認樣的時候，至少要做兩個以上。一個寄送給客戶確認，一個放在公司樣品間留樣?？蛻粢坏┐_認，就按照手里的樣品，對著做大貨。

C大貨樣：一旦客戶返單，可以對照著做。

D手板樣：簡單而言，就是在沒有模具的情況下，根據(jù)客戶要求做出來的確認樣。一旦確認后，大貨就按照這個確認樣來制作正式的模具，并完成生產(chǎn)。

樣品費和快遞費該不該收？

關于樣品費，快遞費用。這是個比較棘手的問題，相信每個外貿(mào)業(yè)務員每天都會遇到。不寄樣品的話，很多客戶就拒絕進一步商談，這樣會丟掉很多有可能合作成功的機會。如果為了表示誠意，免費寄樣給客戶，客戶當時會很高興，但往往收到后就長時間沒有消息，不給測試結(jié)果。這樣一次兩次可能沒什么，人之常情。但次數(shù)多了，你的老板肯定會有意見了。

寄樣品一定要有效率！既不能客戶要樣品就毫不猶豫立馬免費寄出，也不能過度“吝嗇”強硬要客戶全力承擔。一般而言，第一次合作的客戶，是需要雙方共同配合和相互理解的。

一般按照樣品貨值大小，運費高低，可以有以下不同應對方案。

A賣方承擔樣品費和快遞費用。

一般寄免費樣品大多是石沉大海，杳無音訊的。所以，要免費寄樣品的話，你得跟你的客戶溝通了解的很深入，或能感覺到他的誠意才采取這樣的做法。比如：他接連打過幾次電話過來詢問產(chǎn)品信息，產(chǎn)品報價等。(當然，前提還得樣品價值不是很高)

這時可以考慮全免費給客戶寄樣品。但如果僅僅通過電子郵件或者其他社交軟件這樣的工具，除非真的跟進了很久，彼此有合作意向，否則免費樣品寄出大多沒有什么作用。

B賣方承擔樣品費，客戶承擔快遞費。

這種情況下，一般貨值不高，樣品價值比較小(樣品費<運費)，可以免樣品費，但運費一定要客戶自付。如果連這點運費都不肯出的客戶，基本上是沒什么誠意跟你合作的了。我們出樣品，你付運費，這很合理。如果客戶堅持不付快遞費，你可以嘗試告訴他：等你下了訂單，快遞費用訂單的費用里面扣除。

比如：

Dear Sir，

We will arrange the free sample immediately 1-2 pc each.In order to arrange shipping in time,pls kindly advice your courier account.Your kind understanding will be appreciated.

Best regards,

Mighty

C客戶承擔樣品費和快遞費用。

這種情況下，一般貨值高，運費也比較貴?？梢愿嬷蛻魳悠穬r值比較大，快遞運費也比較貴，希望客戶能夠承擔樣品費，快遞費用。

比如：

Dear Sir，

Regarding sample,it is our pleasure to arrange sample as requested quantity to you.It will be a good way&chance to establish our cooperation.However the sample cost need be charged.

It is not mean to earn money but it is our company policy to show customers/'sincerity of cooperation.All our customer do not mind this cost and accept it.

Pls realize our position and understanding us.

Best regards,

Mighty

D客戶承擔樣品費，賣方承擔快遞費用。

這種情況下，一般樣品價值比較高(樣品費>運費)，一般是不會免費寄出的，但可以考慮為客戶付運費。這樣既保證了公司的利益，又體現(xiàn)了公司真誠為客戶服務的態(tài)度。這樣也是雙贏的做法。如果客戶不愿意承擔樣品費，可以嘗試價值說服和運費返回測試合作誠意。

比如：

Hello Dear Willem,

Personally,i really want to support you.However,every company has his orher rules,we can't break it as only one customer.

What's the price you buy the silicone from local market?

If it's higher 5$/kg or above than us,and you can import 5tons/year,then,5 5000=25,000$

That mean today you just need to pay 50$which can help you save more than 25,000$every year at least.It's really worth to invest it,pls kindly to re-consider it again.

Waiting for your comments soon,

Tks&B.R

Joy

比如：

Hello Dear Willem,

Personally,i really want to support you.however,affording half of the shipping cost isthe best efforts we can do for you.

Giving others opportunity is the same for yourself.and we are regret that we can't go head as just the small amoun 50$，so,i have another proposal for you?

We'll return the rest shipping cost for you if your testing feedback is no good if i can apply successfully to my company.what's your idea?

Tks&B.R

Joy

也可以按照目標客戶等級，性質(zhì)分類也應該有不同的處理方案。

A針對新客戶。

A1可以先評估下這個客戶的情況和預期的訂單數(shù)量。如果費用不高，可以考慮己方消化。如果無法負擔，可以跟客戶商量承擔全部或者部分費用。

A2制定公司的樣品政策(硬性的)。任何客戶都收取快遞費用或者樣品費用。但是許諾將來客人下定單時，從貨款總值中扣除掉這筆費用。

B針對老客戶，重要客戶。

只要樣品費金額不大，應該由供應商承擔。如果樣品費高，可以和客戶商量，要求買方承擔樣品費或者承擔部分樣品費，但同時應該注明如果客戶下單，是否可以退還。或者訂單達到多少數(shù)量的時候，可以完全退還。

C針對有些客戶的特殊要求，定做樣品。

客戶承擔樣品費，并承擔快遞費用。同時客戶應該承擔由客戶定做而產(chǎn)生的雜費：制版費，操作費，包裝費用等。

要收費客戶沒下文如何跟進？

以快遞費用為切入點：

Dear Sir，

I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount,only USD30 for the sample delivery to your place.

You may choose to transfer the freight in advance to save your cost.What do you think?

Look forward to your advice.

Regards,

Mighty

以樣品費為切入點：

Dear Sir，

I hope you have received my previous mail below.Is there any question I haven’t figured out?

Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort.

Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order.

This is our special service only for you.Look forward to your comment.

Regards,

Mighty

以市場為切入點：

Dear Sir，

Haven’t got your comment by far.Hope everything is going well.

Christmas promotion is around the corner.It usually takes 3-4 days from sample approval till mass production delivered.

To launch the product in time before this big season,it’s better to get everything ready by XXXX.

Pls advise what we should do with the sample.We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account.

Regards,

Mighty

以樣品進度為切入點：

不收樣品費想讓客戶出運費的，如果樣品制作的時間不長，不管樣品是不是真的READY，都可以告訴客戶說樣品已經(jīng)完成了，說不定客戶一聽，就想著把東西寄過來吧。

Dear Sir，

Sample is ready now.Pls advise your courier account and we will send it out immediately.

Regards,

Mighty

以上方案可以根據(jù)自己的情況再調(diào)整，跟進方式也不僅限于郵件，必要時電話溝通很重要

樣品寄送必須注意的細節(jié)

1.確認樣品，郵件輔助少不了

樣品是客戶直觀了解產(chǎn)品的第一渠道，因此應該挑選具有代表性、質(zhì)量符合甚至最好超出標準的產(chǎn)品來作為樣品呈現(xiàn)給客戶。

如果是成品或尚未普及的產(chǎn)品，最好能附上說明書供客戶了解，方便客戶的使用。在樣品確認后，不要簡單地寄送了事。這時我們應該向客戶發(fā)送一封郵件提醒客戶查收樣品，并在郵件中注明樣品的名稱、規(guī)格、型號等細節(jié)，方便客戶收到樣品后進行核對。我們可以這樣寫：

Dear sir,

We are pleased to forward you the samples of our products with their quotations and discounts for your reference.According to the customers requests,we can supply products with different specifications,materials,colors,etc.We believe this will do favor to develop the business between us,most of our customers is doing in this way now,we sincerely hope it will be also workable to you.

And our products are always good as the samples we send.If you have any questions,please contact us.

XXX（公司名稱)

2.選擇合適的樣品寄送方式

在寄送樣品時我們可以選擇航空包或航空快遞等方式來將樣品迅速送達客戶手中。對于無毒害、無特殊限制的樣品盡量選擇航空運輸，走水路或陸路不但時間長，包裹遺失的幾率也更大。同時業(yè)務員應弄清不同國家的進出口商品檢驗標準，防止樣品因不合規(guī)范而被打回。

3.寄送樣品后確認跟蹤不可忽視

寄送樣品的時候提供有關樣品標簽給客戶。包括：供應商名稱、聯(lián)系人、電話、郵箱、樣品的description，外箱資料、hs編碼、fob價格。

樣品寄走后，及時告知客戶寄走的時間，并告知快遞單號，便于查詢。

比如：

Samples already picked up by DHL express with tracking#552 321 568.Pls log on www.dhl.com to track its location.

并及時跟蹤客戶什么時候簽收，客戶簽收了并詢問客戶是否滿意樣品，哪里需要改進，是否需要重新打樣。在與客戶的確認中，我們應盡可能地表達與對方長期合作的期望和隨時解答對方問題的態(tài)度。

比如：

We hope to establish long-term business relationships with customers at home and abroad based on mutual benefits.

We sincerely look forward to establishing business relationships with customers from all over the world based on mutual benefits.

If you have any further information or suggestion please let us know.

Please do not hesitate to let me know if you have any question or concern.

這里個人建議寄樣之前放一份樣品評估單SAMPLE EVULATION(類似淘寶售后信息調(diào)查表)給客戶，讓客戶打分評價，了解自己樣品的水平，哪里需要改進。

客戶收到樣品不回復怎么辦？

外貿(mào)時間長了，你就會發(fā)現(xiàn)樣品寄出后沒有及時的回復和成交是一種常見現(xiàn)象，原因無外乎：

1.客戶是Trading,需要收集樣品或等待他的客戶回答。

2.客戶是新起步公司，做每一件事都需要時間確認。

3.該產(chǎn)品是新項目，需時間確認。

4.您的產(chǎn)品在同行中沒有競爭力。

5.客戶的作業(yè)方式。

而你需要做的是：

1.保持足夠耐心。

2.進一步了解客戶信息，經(jīng)營模式，主營產(chǎn)品，而你的產(chǎn)品所處位置,是否提供更多信息等。

3.及時提醒客戶。

那么為了方便寄送樣品后我們繼續(xù)對客戶的跟進，也是為了提高成交的機率，在最開始我們與客戶溝通寄送樣品的郵件就一定要嚴謹且有質(zhì)量，這樣才能最大可能性的避免寄樣后陷入空白。

產(chǎn)品需求確認：

Dear Leo,

In order to send you the best suitable sample for RTV-123,may iconfirm some information with you as follows:

1.Working Temperature?

2.Working Humidity?

3.Mixing Ration of Catalyst?

4.Color of catalyst?

As soon as confirm information,sample will be prepared for you immediately.

Tks&B.R

Joy

送樣時間，地址信息確認：

Dear Leo,

Sample have arranged in our R&D department,and it will finished within 3days.(告知樣品目前最新狀況)

Here in order to send you this sample safety&correctly.may i confirm some informationwith you as follows:

1.Company?

2 Address?

3.Contact Mr Leo?

4.Tel:?

5.Mob:?

6.Post Code:?

Once the sample is ok,i will send you without delay.

Cheers

Joy

另外外貿(mào)客戶的開發(fā)永遠都是要不斷積累潛在客戶、增加意向客戶，銷售漏斗的理論體現(xiàn)在任何銷售行業(yè)。

所以如果你的工作已經(jīng)做的足夠完善，就不要太急于求成，也不要太在意得失與否，我們就對客戶資料做好歸類管理，周期性的聯(lián)系跟進，給客戶時間和空間，這樣可能對自己更好，也能將剩余的時間留下來繼續(xù)尋找新的目標客戶。